مهارة إدارة الوقـــــت
مهارة إدارة الوقـــــت
مشكلة الوقت :
يشتكي كثير من الناس في العصر الحاضر من مشكلة
عدم توفر الوقت مؤكدين ذلك " لا يوجد
شخص لديه الوقت الكافي " ثم يتبعان ذلك بقولهما " لكن مع ذلك كل شخص لديه
كل ما هو متوافر من هذا الوقت " متسائلين
". إذن ، هل الوقت هو المشكلة أم أنك أنت المشكلة
ولمساعدتك في الإجابة على السؤال السابق ، نطلب
منك الإجابة على السؤال التالي :
هل يمكن زيادة
وقت اليوم والليلة عن أربع وعشرون ساعة ؟
وإجابتك عليه بالطبع سوف تكون : لا ، وبذلك تكون
وصلت إلى أن المشكلة هي أنت ، أو بمعنى آخر
أن المشكلة هي : ضعف استشعارك أحيانا لأهمية الوقت ، وعدم قدرتك أحياناً أخرى على إدارته
بشكل جيد .
مفهوم إدارة الوقت
:
نود أن نسلط الضوء
و نوضح مفهوم علم الإدارة ثم نركز على إدارة الوقت. بادئ ذي بدء نود أن نستعرض المفهوم
الدارج والمستخدم لعلم الإدارة بمعناه الاصطلاحي. الإدارة Management بأنها "فن أو علم توجيه و تسيير و إدارة عمل
الآخرين بهدف تحقيق أهداف محددة و هي عملية اجتماعية تترتب عليها المسؤولية من تخطيط
و تنظيم أعمال مشروع ما"فمن خلال تعريف الإدارة نجد مدى أهمية تطبيق مفاهيم الإدارة
في جميع شؤون حياتنا و بالأخص حينما تشتمل الإدارة على تخطيط و تنظيم و توجيه. و لا
يختلف اثنان في أهمية تحديد الإنسان لنفسه أهداف معينه و سعيه لتحقيق هذه الأهداف.
فالنجاح و الإبداع لا يُـعتد به إلا إذا تم في حدود الوقت المحدد لتحقيق تلك الأهداف,
أي إدارة فعّاله للوقت. لذا وجب علينا مراعاة أن الوقت المحدد لتحقيق هذه الأهداف لا
يقل أهمية عن الأهداف. أورد المعجم الوسيط معنى الوقت بأنه "مقدار من الزمن قُـدّر
لأمر ما". و بعد تقديم هذا التعريف كان لابد من وقفة لنا مع حقائق عن الوقت قبل
الشروع في تعريف إدارة الوقت. أن الفرد منا لا يملك أكثر من 24 ساعة في اليوم. و أننا
جميعاً متساوون من حيث كمية الوقت المتاح لنا لكننا نختلف في كيفية إدارته و استخدامه
و هنا يبرز الإداري الناجح و الفاشل. فالوقت يتسم من حيث المرونة بالجمود فلا يمكن
ادخاره للمستقبل و لا يمكن تعويض ما مضى منه ،من خلال ما تقدم وجب علينا الاهتمام و
الدقة في أهم مورد لنا و هو وقتنا و بالتالي كان لابد من وقفة توضح لنا كيف ندير وقتنا
بفعالية. فالإلمام البسيط بإدارة الوقت Time Management و مفهومها و كيفيتها يعود بالفائدة الكبيرة للشخص
الـمُلِم بهذا الموضوع و بالأخص مَنْ يقومون بمهام إدارية.
الوقت هو العمر
الذي يمر من بين أيدينا، وينسحب بسرعة منا ونحن لا ندري أن مروره يعني مرور أعمارنا
وحياتنا، وما حياتنا إلا لحظات وثوانٍ تكونت معاً، وضياعها يعني ضياع حياتنا نفسها.
والوقت من منظور
آخر هو المادة الخام التي نطوعها كما نشاء من أجل أن نفعل ما نريد من أعمال ونحقق ما
نريد من أهداف، ونصل لما نريد من غايات، الوقت هو السبيل لكل هذا، ومن هنا فلابد أن
نعرف كيف نستغله أفضل استغلال ممكن وكيف نجعل منه المادة الخام الفعالة والمؤثرة من
أجل حياة ناجحة نحقق فيها ما نريد.
وأكبر معين لنا
على معرفة القيمة العظيمة التي لا تساويها قيمة للوقت أن نتذكر حديث الرسول الكريم
صلى الله عليه وسلم: لن تزولا قدما عبد يوم القيامة حتى يُسأل عن أربع: عن عمره فيما
أفناه وعن شبابه فيما أبلاه وعن ماله فيما اكتسبه وكيف أنفقه، وعن علمه ماذا عمل به.
إدارة الوقت تعني
إدارة الذات و وكيف يدير المرء ذاته، بحيث يؤدي ما عليه من واجبات، ويقوم بالأعمال
التي يحب أن يؤديها ويوجد توازن في حياته بين نفسه وعائلته وعلاقاته والرغبة في الإنجاز.
أن المدير الفعّال هو مَنْ يبدأ بالنظر إلى وقته
قبل الشروع في مُهماته و أعماله و أن الوقت يُعد من أهم الموارد فإذا لم تتم إدارته
فلن يتم إدارة أي شيء آخر.
ويعرف بأنه الاستخدام
الجيد و الصائب للوقت المحدد و المسموح به لتحقيق غايةٍ ما. تعريف آخر لإدارة الوقت
بأنها "علم و فن الاستخدام الرشيد للوقت, هي علم استثمار الزمن بشكل فعّال, و
هي عملية قائمة على التخطيط و التنظيم و المتابعة و التنسيق و التحفيز و الاتصال و
هي إدارة لأندر عنصر متاح للمشروع, فإذا لم نُحسن إدارته فإننا لن نُحسن إدارة أي شيء
أشملها تعريفات ادارة الوقت القعيد (1422هـ) الذي
عرفها بأنها : " عملية الاستفادة من الوقت المتاح والمواهب الشخصية المتوفرة لدينا
؛ لتحقيق الأهداف المهمة التي نسعى إلها في حياتنا ، مع المحافظة على تحقيق التوازن
بين متطلبات العمل والحياة الخاصة ، وبين حاجات الجسد والروح والعقل " ص295.
تعريف :هي الطرق
والوسائل التي تعين المرء على الاستفادة القصوى من وقته في تحقيق أهدافه وخلق التوازن
في حياته ما بين الواجبات والرغبات والأهداف.
والاستفادة من
الوقت هي التي تحدد الفارق ما بين الناجحين والفاشلين في هذه الحياة، إذ أن السمة المشتركة
بين كل الناجحين هو قدرتهم على موازنة ما بين الأهداف التي يرغبون في تحقيقها والواجبات
اللازمة عليهم تجاه عدة علاقات، وهذه الموازنة تأتي من خلال إدارتهم لذواتهم، وهذه
الإدارة للذات تحتاج قبل كل شيء إلى أهداف ورسالة تسير على هداها، إذ لا حاجة إلى تنظيم
الوقت او إدارة الذات بدون أهداف يضعها المرء لحياته، لأن حياته ستسير في كل الاتجاهات
مما يجعل من حياة الإنسان حياة مشتتة لا تحقق شيء وإن حققت شيء فسيكون ذلك الإنجاز
ضعيفاً وذلك نتيجة عدم التركيز على أهداف معينة.
=== -الوسائل المساعدة
في إدارة الوقت === قسّـم علماء الإدارة الوسائل المساعدة على إدارة الوقت قسمان:
1 -الوسائل التقنية
مثل الحاسوب,أجهزة
الهاتف ذات المسجل الصوتي, الهاتف الجوال,آلات تصوير المستندات,أجهزة الفاكس و الماسح
الضوئي,الانترنت والبريد الالكتروني, المفكرة الالكترونية. كل جهاز من هذه الأجهزة
إن أُحسن استخدامه فإنه يفيد و يفعّل عملية إدارة الوقت. فالهاتف قد يجلب للمدير أنباء
هامة و قد يكون لص الوقت, وآلة تصوير المستندات توفر تكرار الطبع و الجهد الكتابي أثناء
توزيع القرارات الهامة, و كذلك الانترنت و البريد الالكتروني فإنه يساعد على تقريب
المسافات و بالتالي تقليص الوقت. أخيراً و ليس آخراً الحاسب الآلي. يتسم الحاسب الآلي
بإمكانية القيام بعدة أعمال بشكل سريع و دقيق أكثر مما يقوم به الموظف العادي. فوسائل
الاتصالات هذه سلاح ذو حدين, فهي قد توفر الكثير من الوقت و قد تكون عائقاً لإدارة
الوقت كالاتصالات الكثيرة غير الضرورية . الصناعية"(324). لذا توضح هذه الدراسة
أهمية عنصر التخطيط و أهمية استخدام هذه الوسائل في إدارة الوقت لكن من غير إفراط و
لا تفريط.
] 2-الوسائل غير
التقنية الشخصية
مثل الاعتماد على
السكرتير في تنفيذ بعض المهام, و إعداد مفكرة مكتبية يومية أو أسبوعية, الذاكرة الشخصية
للمدير و تطبيق التفويض.
التفويض هو "العملية اللتي يعهد بها الرئيس
الإداري بعض اختصاصاته اللتي يستمدها من القانون إلى أحد مرؤوسيه". فمزايا التفويض
عديدة منها زيادة الفاعلية في العمل,و إعطاء المدير وقتاً للتركيز على المهام الكبرى
و تحقيق السرعة و المرونة و توفير الوقت. إلا إنه ينبغي التأكيد على أن التفويض الإداري
قد لا ينجح إذا لم يُـعد إعداداً سليماً, بل على العكس قد يثير الفوضى و الإرباك في
العمل الإداري و بالتالي نرى أن التفويض مثل الوسائل التقنية سلاح ذو حدين مع إدارة
الوقت و بالتالي وجب الاستخدام السليم له.
أنواع الوقت :
أن الوقت في حياتنا
نوعان هما :
النوع الأول :
وقت يصعب تنظيمه أو إدارته أو الاستفادة منه في غير ما خصص له .
وهو الوقت الذي نقضيه في حاجتنا الأساسية
، مثل النوم والأكل والراحة والعلاقات الأسرية والاجتماعية المهمة . وهو وقت لا يمكن
أن نستفيد منه كثيراً في غير ما خصص له وهو على درجة من الأهمية لحفظ توازننا في الحياة
.
النوع الثاني
: وقت يمكن تنظيمه وإدارته .
وهو الوقت الذي نخصصه للعمل ، ولحياتنا
الخاصة ، وفي هذا النوع بالذات من الوقت يمكن التحدي الكبير الذي يواجهنا . هل نستطيع
الاستفادة من هذا الوقت ؟ هل نستطيع استغلاله الاستغلال الأمثل ؟
مضيعات الوقت:-
مفهوم مضيعات الوقت
مفهوم ديناميكي يتغير بتغير الظروف والأزمات والأمكنة وهو نشاط يأخذ وقتا غير ضروري
واستخدام الوقت بطريقة غير ملائمة أدائه نشاط لا يعطي عائدا مناسبا ، (أو كل ما يمنعك
من تحقيق أهدافك بشكل فعال):
- سوء الإدارة
وعدم كفاية التنظيم
- تضخم عدد العاملين
ويرى دركر أن المدير الذي تعطي10% من وقته في حل مشكلات الموظفين لديهم عدد زائد منهم
- زيادة عدد الاجتماعات
عن الحد المعقول
- عدم كفاية المعلومات
وأنشطة الاتصال
- الزيارات المفاجئة
- المكالمات الهاتفية
وقراءة الصحف
- البدا في تنفيذ
المهام قبل التفكير فيها أو التخطيط لها
أنواع الوقت الذي
يمكن تنظيمه (وقت الذروة ، وقت الخمول) :
أن الوقت الذي يمكن تنظيمه يتكون أيضاً من نوعين
هما :
النوع الأول :
وقت ونحن في كامل نشاطنا وحضورنا الذهني (وقت الذروة).
والنوع الثاني
: وقت ونحن في أقل حالات تركيزنا وحضورنا الذهني (وقت الخمول) .
وإذا ما أردنا أن ننظم وقتنا فإنه يجب علينا أن
نبحث عن الوقت الذي يمكن تنظيمه ثم نتعرف على الجزء الذي نكون فيه في كامل نشاطنا
(وقت الذروة) ونستغله باعتباره وقت الإنتاج والعطاء والعمل الجاد بالنسبة لنا .
ويبين الشكل التالي أوقات الذروة والخمول لدى
الإنسان حسبما أشار القعيد (1422هـ ، ص302 ) ، ويرى الدارس أن قد يكون كل واحد منا لديه أوقات ذروة تختلف عن غيره
إذا تمكنت - من
خلال التمرين رقم (4) الذي سيرد لاحقاً - من تحديد أوقات الذروة لديك في اليوم والليلة
، فإن ذلك خطوة كبيرة تمكنك من الاستفادة المثلى من أوقات الذروة فتضع فيها الأمور
التي تحتاج فيها إلى تركيز مثل الأولويات والأمور الصعبة والأشياء الثقيلة على النفس
؛ أما الأهداف أو الأعمال الخفيفة والشائقة والأمور التي تستمتع بعملها فيمكن وضعها
في أوقات قلة النشاط ، وهذا الأمر ينطبق على
كل من أوقات العمل وأوقات الحياة الخاصة على السواء .
خطوات ومبادئ الإدارة
الناجحة للوقت :
1 ) مراجعة الأهداف
والخطط والأولويات :
يذكر الأمام الغزالي رحمه الله أن الوقت
ثلاث ساعات : ماضية ذهبت بخيرها وشرها ولا يمكن إرجاعها ، ومستقبلة لا ندري
ما الله فاعل فيها ولكنها تحتاج إلى تخطيط
، وحاضرة هي رأس المال ، ولذا يجب على الإنسان المسلم أن يراجع أهدافه وخططه وأولوياته
، لأنه بدون أهداف واضحة وخطط سليمة وأولويات
مرتبة لا يمكن أن يستطيع أن ينظم وقته ؟ ويديره
وإدارة جيدة.
2 ) احتفظ بخطة
زمنية أو برنامج عمل :
الخطوة الثانية في إدارة وقتك بشكل جيد ، هي أن
تقوم بعمل برنامج عمل زمني (مفكرة) لتحقيق أهدافك على المستوى القصير (سنة مثلاً )
توضح فيه الأعمال والمهام والمسئوليات التي سوف تنجزها ، وتواريخ بداية ونهاية انجازها
، ومواعيد الشخصية .....ألخ ، ويجب أن تراعي في مفكرتك الشخصية أن تكون منظمة بطريقة
جيدة تستجيب لحاجاتك ومتطلباتك الخاصة ، وتعطيك بنظرة سريعة فكرة عامة عن الالتزامات
طويلة المدى.
3 )ضع قائمة إنجاز
يومية :
الخطوة الثالثة في إدارة وقتك بشكل جيد ، هي أن
يكون لك يوميا قائمة إنجاز يومية تفرضها نفسها عليك كلما نسيت أو كسلت ، ويجب أن تراعي
عند وضع قائمة إنجازك اليومي عدة نقاط أهمها :
• أجعل وضع القائمة اليومية جزءاً من حياتك
.
• لا تبالغ في وضع أشياء كثيرة في قائمة الإنجاز
اليومية .
• تذكر مبدأ بتاريتو لمساعدتك على الفعالية
( يشر مبدأ باريتو إلى أنك إذا حددت أهم نقطتين في عشر نقاط ، وقمت بإنجاز هاتين النقطتين
فكأنك حققت 80% من أعمالك لذلك اليوم) .
• أعط نفسك راحة في الإجازات وفي نهاية الأسبوع
.
• كن مرنا في قائمة الإنجاز ليست أكثر من
وسيلة لتحقيق الأهداف .
4) سد منافذ الهروب
:
وهي المنافذ التي تهرب بواسطتها من مسؤولياتك التي
خطط لإنجازها (وخاصة الصعبة والثقيلة) فتصرفك عنها ( مثل : الكسل والتردد والتأجيل
والتسويف والترويح الزائد عن النفس ...ألخ) .
ويجب عليك أن تتذكر دائماً أن النجاح يرتبط أولاً
بالتوكل على الله عز وجل ثم بمهاجمة المسؤوليات
الثقيلة والصعبة عليك ، وأن الفشل يرتبط بالتسويف والتردد والهروب ؛ كما يجب عليك إذا ما أختلطت عليك الأولويات ووجدت نفسك تتهرب من بعض
مسؤولياتك وتضيع وقتك أن تسأل نفسك الأسئلة التالية :
أ) ما أفضل عمل
يمكن أن أقوم به الآن ؟ أو ما أ فضل شيء أستغل فيه وقتي في هذه اللحظة؟
ب) ما النتائج
المترتبة على الهروب من مسؤلياتي؟ وما المشاعر المترتبة على التسويف والتردد ؟ ( مثل
: الضيق ، القلق ، خيبة الآمل ، الشعور بالذنب ...ألأخ ) ، والمشاعر المترتبة على الإنجاز
؟ ( مثل : الرضا ، والسعادة ، والراحة ، والنجاح ، والرغبة في مزيد من الانجاز.....) .
5) استغل الأوقات
الهامشية :
والمقصود بها الأوقات الضائعة بين الالتزامات
وبين الأعمال ( مثل : استخدام السيارة ، الانتظار لدى الطبيب ، السفر ، انتظار الوجبات
، توقع الزوار) ، وهي تزيد كلما قل تنظيم الإنسان لوقته وحياته .
ويجب عليك أن تتآمل كيف تقضي دائماً وقتك ، ثم
تحلله ، وتحدد مواقع الأوقات الهامشية ، وتضع خطة عملية للإستفادة منها قدر الإمكان
( مثل : ذكر الله عز وجل ، الاستماع إلى الأشرطة المفيدة ، والاسترخاء ، والنوم الخفيف
، ، والتأمل ، والقراءة ، والتفكير مراجعة حفظ القرآن ..ألخ) .
6) لا تستسلم للأمور العاجلة غير الضرورية :
لأنها تجعل الإنسان أداة في برامج الآخرين وأولياتهم
(مايرون أنه مهم وضروري) ، وتسلبه فاعليته ووقته (من أكبر مضيعات الوقت) ، ويتم ذلك
(استسلام الإنسان للأمور العاجلة غير الضرورية ) عندما يضعف في تحديد أهدافه وأولوياته
، ويقل تنظيمه لنفسه وإدارته لذاته .
ولكي لا تقع ضحية لذلك فإنه يجب عليك – بعد تحديد
أهدافك وأولياتك – تطبيق معايير (الضرورة ، والملائمة ، والفعالية) الواردة في التمارين
القادمة على الأعمال والمهام والأنشطة التي تمارسها في حياتك
أكثر ما يعينك
على تذكر قيمة الوقت وأهميته هو أن تحدد رسالتك في الحياة وتضعها أمام عينيك باستمرار،
وتتحرك من أجل أن تحققها، والوقت هو المدى الذي تتحرك فيه من أجل تحقيق الأهداف التي
تضعها لحياتك أو الرسالة التي تعيش من أجلها...وأنت في الواقع لا تبتكر الرسالة التي
تتبنَّاها؛ فقط تحس بوجودها، وتكرِّس حياتك من أجلها، فهي موجودة بداخلك، وترتبط بإمكانياتك
ومواهبك ودراستك وكل ما تعلمته في الحياة وذكرياتك الماضية.
وكتابة رسالتك
هي التي تساعدك على تذكرها كل يوم، والدأب من أجلها، وقد أجريت دراسة في أمريكا من
قبل على الناجحين وجدوا أن ما يقرب من 80% من الناجحين كانوا قد كتبوا أهدافهم ورسالتهم
في الحياة بوضوح على ورق. ولكن من المهم أن نسأل هنا:
كيف تقوم بتحديد
رسالتك؟
رسالتك أو هدفك
في الحياة يمكن أن تستشف معالمها من خلال النقاط التالية:
- ما هي أهم الأشياء
في حياتك؟
- ما هي أهدافك
بعيدة المدى التي يجب أن تكافح من أجلها؟
- ما هي أكبر قيمة
في حياتك؟
==============================
الخطوة الثانية:
وازن بين أدوارك
فكل منا يلعب أكثر
من دور في الحياة، وهي تتشابك معاً، إذ أن هذه الأدوار تكون في المنزل والعمل والمجتمع،
ولكل دور مسئولياته، وعليك أن توازن بحيث لا يطغي أي منها على الآخر فلكل وقته وطريقة
أدائه التي قد تختلف عن غيره ولكنها تتكامل وتتداخل مع غيرها من الأدوار الأخرى.
=================================
الخطوة الثالثة:
حدد أهدافك
ويحدد علماء الإدارة
والتخطيط صفات معينة للهدف الذي تضعه لحياتك منها:
- أن يكون الهدف
واضحًا غير مبهم أو زائفاً.
- أن يُقاس أو
يسهل قياسه ويمكن أن تحدده بشكل واقعي.
- أن يكون تحديًّا
يمكن تحقيقه وليس مستحيلاً.
- أن يرتبط ببرنامج
زمني محدَّد في وقت محدد.
• أن يرتبط الهدف
بموضوع واحد.
• أن يرتبط الهدف
بنتيجة وليس بنشاط وقتي.
• أن يكون الهدف
مشروعًا.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق